Чек-листы для бизнеса 2023

Меня зовут Алексей Мурашко. Я являюсь создателем инспекционной платформы Check-up Online для управления операционными и сервисными процессами, распределенными и мобильными сотрудниками с помощью инструментов управления задачами, мобильностью, локальных и удаленных проверок. Мы подготовили для Вас обзор на тему "Что такое чек-лист и как он может помочь в бизнесе и повседневной жизни?"

Знакомо ли вам что-нибудь из перечисленного ниже?

• Вы часто чувствуете себя совершенно подавленным количеством работы, которую вам нужно сделать?
• Вы иногда забываете сделать важные дела.
• Люди вынуждены бегать за вами, чтобы сделать что-то.
• Вы с трудом укладываетесь в сроки.
• Вам сложно контролировать тех, кому вы поручили какие-либо дела.
• Не знаете как правильно принять и оценить результаты выполенных работ от третьих лиц.
• Вам сложно организовать работу комнады.

Не думайте, что вы необычны, ведь тысячи людей ежедневно сталкиваются с подобными проблемами, причем не только на работе, но и в личной жизни. К счастью, есть кое-что очень простое, что вы можете сделать, чтобы сделать свою жизнь и работу более организованной.

В этой статье мы рассмотрим, что такое чек-листы, каковы его преимущества, как их использовать в бизнесе, в обыденной жизни и что платформа Check-up Online может дать бизнесу.

Оглавление:

1. Что такое чек-листы?
2. Преимущества использования чек-листов.
3. Что такое чек-лист в бизнесе и почему он важен.
4. Что мы можем вам предложить?
5. Автоматизация чек-листов.

Что такое чек-листы?

Определение очень простое. Это список задач, которые вам нужно выполнить или дел, которые вы хотите сделать.

Как правило, они располагаются в порядке приоритета. Традиционно они пишутся на листе бумаги или в виде записок и служат для запоминания. С развитием технологий мы получили возможность создавать списки дел с помощью электронных таблиц excel, документов word, списков электронной почты, приложений для создания списков дел, Microsoft to do и google to do list. Список дел можно использовать как дома, так и в личной жизни или на рабочем месте.

Наличие списка всех необходимых дел, записанных в одном месте, означает, что вы не забудете ничего важного. Расставляя приоритеты в списке задач, вы планируете порядок их выполнения и можете быстро понять, что требует немедленного внимания, а какие задачи можно оставить на потом.

Преимущества использования чек-листов

Одна из самых важных причин, по которой вам следует использовать чек-листы, заключается в том, что он поможет вам оставаться организованным. Когда вы записываете все свои задачи в список, они кажутся более выполнимыми. Когда у вас есть четкое представление о задачах, которые вы должны сделать и о тех, которые вы уже выполнили, это помогает вам оставаться сосредоточенным.

Когда вы выполняете задачу, вы можете поставить отметку «выполнено». Это дает вам ощущение прогресса и достижений, чего вам будет не хватать, если вы будете постоянно бросаться от одной задачи к другой. Если вы ощущаете чувство достижения, это подстегивает вас и мотивирует продолжать двигаться вперед.

Но это не единственное преимущество чек-листов. Вот еще несколько:

• Улучшает память: Чек-лист действует как внешний помощник памяти. Одновременно можно удерживать лишь несколько фрагментов информации. Ведите чек-листы, и вы сможете отслеживать все, а не только несколько задач, которые вам необходимо выполнить. Кроме того, чек-листы будут закреплять информацию, что уменьшит вероятность того, что вы что-то забудете.

• Повышает продуктивность: Чек-лист позволяет вам расставить приоритеты для более важных задач. Это означает, что вы не будете тратить время на задачи, которые не требуют вашего немедленного внимания. Ваш список поможет вам сосредоточиться на самых важных задачах.

• Помогает в мотивации: Чек-лист - это отличный инструмент мотивации, потому что с их помощью вы можете уточнить свои цели. Вы можете разделить свою долгосрочную цель на более мелкие, более достижимые краткосрочные цели, и по мере того, как вы будете отмечать каждую из них в своем списке, ваша уверенность будет расти.

Что такое чек-лист в бизнесе и почему он важен?

Чек-листы позволяют существенно повысить продуктивность сотрудников и подрядчиков, не позволяя вам забывать о делах, помогают расставить приоритеты, эффективно управлять задачами, рационально использовать время и улучшить управление временем, а также рабочий процесс.

Чек-листы бывают разных форм и размеров. Раньше их всегда составляли с помощью ручки и бумаги, но на помощь приходят современные технологии. Что делает хорошее решение контроля за списком дел?

• Задачи должны быстро добавляться и организовываться.
• Должно быть множество способов организации задач.
• Возможность планировать рабочий процесс.
• Расстановка приоритетов.
• Напоминания о любых самостоятельно установленных сроках.
• Распределение задач, если вы используете его для управления задачами в команде. Список дел для команды позволяет назначить лучшего человека для выполнения работы.

Что мы можем вам предложить?

Самый быстрый и технологичный способ использования чек-листов - это единая инспекционная платформа Check-up Online.

Мы предлагаем использовать чек-листы в рамках управления задачами, проверками и опросами, частью которых являются контрольные листы.
Мы не просто платформа с шаблонными задачами или вопросами, а комплекс полностью настраиваемых инструментов для контроля и проверок, частью которых могут являться чек-листы. Для этого в платформе предусмотрены специальные no-code конструкторы, которые не только позволяют настраивать инструменты и чек-листы без навыков программирования, но и делать их частью раздела аналитики, позволяя использовать любые нужные параметры для анализа и принятия выверенных решений в бизнесе.

Но начнем с начала. Что лежит в основе работы наших чек-листов?

Выбор вопросов

Составление вопросов для проверки— уже половина успеха. Можно использовать универсальные чек-листы, где вынесены все стандартные вопросы.

Кроме того, такие чек-листы подходят для тех, кто только начинает работать с этим инструментом контроля. Они помогают быстро внедрять нововведения в рабочий процесс и быстро видеть результаты. После заключений, которые можно сделать по результатам контрольной проверки, часто возникает необходимость добавить собственные пункты, конкретно относящиеся к вашему бизнесу.

К примеру, в вашем кафетерии или сети кофеен есть элемент или процесс, требующий особого внимания или контроля. Вы можете добавить пункты в вашем чек-листе, относящиеся непосредственно к решению указанной задачи. Данные дополнения помогают сделать проверку максимально комплексной и затрагивать все важные и необходимые нюансы, а также автоматизировать процесс контроля и устранения нарушений в случае их выявления.

Check-up Online предлагает стандартные чек-листы, а также конструктор для создания уникальных чек-листов, со сборным перечнем пунктов и набором действий.

Выбор ответственного лица и проверка

Для проведения проверок, вы можете назначить ответственное лицо, то есть, исполнителя, отвечающего за выполнение этой проверки. Задачу или проверку, можно назначить в ручном, автоматическом режиме, или ее может начать ответственный сотрудник самостоятельно без постановки задачи. Например, в начале или после завершения работ для соблюдения регламента, контроля результата или отчета о выполненных работах, частью которых будут являться фото и видео.

Исполнителем может стать любой сотрудник или третье лицо, без знания специфики бизнеса, ведь с использованием платформы Check-up Online и перечнем конкретных вопросов с проверкой не возникнет трудностей. Платформа делает проверку удобнее, ведь при помощи приложения можно осуществлять контроль по пунктам с помощью любого мобильного устройства.

Автоматизация чек-листов

Сотни компаний уже используют платформу для управления операционными и сервисными процессами, распределенными и мобильными сотрудниками с помощью инструментов управления задачами, мобильностью, локальных и удаленных проверок, встроенной аналитики, умных чек-листов, технологий контроля за стандартами, качеством и исполнителями с защитой от мошеннических действий. Присоединяйтесь к Check-up Online и ощутите все возможные преимущества платформы.